事務代行はあり？零細企業でホームページを管理する人がいない場合の対策！

会社のホームページを管理するスタッフがいなくてお困りの企業もあるのではないでしょうか。会社のHPが更新されていないと企業としての体裁が保てません。

そこで現在会社にWeb担当がおらず、自社ホームページの情報が古い状態で放置されている場合の対応策について解説したので参考にしてもらえれば幸いです。

Web担当手当を支給して社内スタッフに依頼する

てっとり早くのは、社内のスタッフに任せることです。社内のスタッフにホームページの更新作業を任せてしまえば万事解決です。会社の事業内容も把握しているのは大きな強みです。

ホームページの管理といっても最近は、最近は以前と比べるとコーディングとか必要なく、1ヶ月もすれば、自然と作業になれます。大した仕事ではありません。

もちろん「ネット集客につながるような専門ブログ書け！」であれば話は別です…　その場合は大した仕事になります。

業務時間中に兼業でHP更新作業をやってもらうと、本来の目的のお仕事ができないという場合もあります。慣れない仕事をさせるので、本来の業務の時間をHP更新作業で浪費してしまう可能性もあります。

業務時間に支障が出る場合は金銭的な手当を付与して、帰宅後や休日などに作業してHPを更新してもらうという方法を模索すると会社とスタッフの両方にとってメリットがあります。

ただし、興味がないHPの更新作業を命令すると業務全体のモチベーションが下がる場合があります。手当より休みの方が重要な従業員もいるので、更新作業を任せるスタッフが本当にWeb担当の仕事に興味があるかどうか確認ください。

20代の若手社員にテキトーに投げるのはやめてあげてくださいね

また更新作業の社内スタッフが退社する場合は、引き継ぎをいい加減にされる危険性があります。そうなると、また更新するスタッフがいなくなるなど、同じ問題が起こります。

また退職時に雑な更新作業をしていたことが発覚して問題が表面化する場合もあります。素人の社内スタッフ一人をHP担当者にする場合にはデメリットもあるので注意しましょう。

事務代行サービスを利用する

社内にやる気があるスタッフがいない場合には事務代行サービスを利用する方法があります。以下のようなWebサービスではホームページの管理を含めた様々な事務系職種をオンラインにて外注することができます。

事務代行サービスを利用するとしては、どちらかといえばスタッフ数十名以上の規模向けとなっており、月額5万円以上のサービスが一般的です。時給計算すると2,500円以上が相場です。

毎月ある程度まとまった時間を事務代行として発注する必要があるので、その分オーバースペックな部分もあります。

1人法人〜数名程度の小規模法人の場合には、事務代行サービスは高額な固定費となってしまう場合があるので、他にも外注できそうな事務がある場合は検討してみてください。

中にはフリーランスで事務代行やっている方が細々としたお仕事を受諾している場合もあります。

ホームページ専門の管理代行サービスを利用する

HPの運営代行はホームページ制作会社に依頼する選択もあります。HP制作会社では月額顧問契約でWebマーケティング支援サービスを提供している会社もあります。

事務代行サービスのHP更新サービスよりも、専門的なスキルが必要となる管理代行を行うことができるようになります。ただし、事務代行サービスよりさらに時間単価が高めに設定されているため一長一短です。

HP制作会社にお願いすることでWebサイトの編集作業など、事務代行サービスより専門的な内容を代行作業してもらえます。

Web制作・Webマーケティングのプロですので、クオリティも高めなのは事実です。予算が許すのであれば、検討するのもアリでしょう。

ただし注意しておきたいのが、プロのWeb制作会社にHP更新作業をお願いしたからといって、Webサイトから問い合わせがガンガン入り売上アップになることはありません。

「HPの更新する人がいない」な状況の事業者はおそらくHPからの売上アップに関しては、あまり重要視してこなかったからだと思います。だからHPから問い合わせで売上になるのは年間0件ではないでしょうか？

Web制作会社の代行は料金も高いので、予算を捻出する必要があります。増加した外注費用をリアル営業から獲得したお仕事でカバーしなければなりません。

今の時代はプロのHP制作会社に更新依頼をしたとしても、HPからの問い合わせが増えたりすることは絶対ないので、プロに更新作業をお願いしているから、集客が増えると期待は禁物です。

基本的に作業に対する時間対価をしているだけで、成果を保証していません。プロに依頼しても責任は持ってくれません。

HPの運用代行サービスの上位互換として、「SEO対策/コンテンツマーケティング支援」がありますが、こちらは更に料金が高いですし、小規模事業者は手を出さない方が懸命です。下手に小規模法人が手を出すと地獄を見ます。

クラウドソーシングで募集する

事務代行サービスよりも、もっと格安で、変動費として第三者に依頼できる場所があります。それがクラウドソーシングサイトです。

クラウドソーシングサイトでは、在宅で完結する案件を第三者に依頼することができます。継続案件ではないので、いきなりスパっと案件ストップさせてもOKです。

ホームページの更新作業以外にも以下のような仕事をクラウドソーシング上では募集することができます。

ちなみにですが、クラウドソーシングサイトは価格下落圧力が発生させる搾取システムです。特にホームページ管理やWeb文書作成系(Webライティング含む)は単価が安く、最低賃金以下で人を働かせるツールという側面もあります。

そういった側面もあるので、お仕事欲しい側も、賃金が割に合わずプロ意識がなかったり、すぐやめる人材も少なくありません。

クラウドソーシングは良くも悪くも発注側・受注側ともにドライで、責任感がありません。

また今後、継続案件だろうと、クラウドソーシング上で見つけた外注ワーカーは今後もクラウドソーシングを通してやり取りしなければなりません。

直接連絡取れなかったり、手数料を支払い続ける必要があるなど、大きなデメリットもあります。少し時代遅れなシステムの気もしますが、運営会社も商売ですので、仕方ありません…

主婦や副業人材にアルバイトまたは業務委託契約でお願いする

ホームページの管理・更新作業を正社員に任せる余裕がないのであれば、アルバイトという手段もあります。

バイトだとオフィスに来てくれるので、意思疎通が取りやすいなどのメリットがあります。クラウドソーシングやオンライン事務代行よりも仕事の説明はしやすいですし、非正規雇用でも従業員のように上司として命令しても大丈夫です。

世の中にはWebサイト管理系のアルバイトが数多く出されている関係でアルバイトで求人すると、比較的簡単にサイト運営のスタッフはアルバイトの給料水準でも獲得できます。

しかし事務代行サービス同様にアルバイトとなると、ある程度固定費となって出費が出ます。ホームページの更新程度で、月に2〜3時間みたいシフトだと、アルバイトする意味がありませんよね。

そこでベストなのが業務委託です。業務委託であれば、ちょっとした作業でもお願いできますし、直接、オフィスに来てもらって作業してもらうこともできます。

業務委託は求人を出す場所が限定されていますが、ちょっとしたスポット的なホームページの更新作業を外注するなら、最もお手頃な手段です。

ホームページを更新する人がいない場合の対策 まとめ

会社のHPは、以前は管理するWeb担当者が事務職と兼業で仕事をしていたものの、退社してしまい、その後更新方法がわからないといったケースはよく耳にします。

小さな会社ですと、ついつい退職したい側も引き継ぎが面倒なので、自分から口にしなかったりします。

どのような形で新しくホームページを管理するスタッフを採用したとしても、次回は、その方が離れる場合には引き継ぎできる環境を整えておきましょう。